Lättlästa handlingar ger Västra Götalandsregionen årets Klarspråkskristall

Begripligt språk, kortare texter, det viktigaste först och gemensamma textmallar. Det var ambitionen med Västra Götalandsregionens projekt Lättlästa handlingar. Ett arbete som motiverade Språkrådet att ge dem årets Klarspråkskristall.

 Bakgrunden till projektet var att politiker tyckte att tjänstemännens handlingar var snårigt skrivna, svåra att förstå och tog lång tid att läsa. Signalerna snappades upp av regiondirektören som svarade med att dra igång klarspråksprojektet Lättlästa handlingar.

– Klarspråk handlar om demokrati, tillgänglighet och effektivitet och grundtanken var att så många som möjligt ska förstå innehållet utan specialkunskaper, säger Regina Andersson, kommunikatör och projektledare för Lättlästa handlingar.

– Om vi som arbetar i organisationen har svårt att förstå, delar vi det förmodligen med många andra. Alla vinner på att det går snabbare att ta till sig ett budskap och vi vet att förkortningar, fackspråk och krångliga meningar gör en text svår att läsa. Det gäller såväl nyvalda politiker som invånare och journalister. 

Alla tjänar på klarspråk i längden
Visst tar det lite extra tid i början men inom projektet har man försökt kapa trösklarna genom att visa att alla tjänar på klarspråk i längden. Nya mallar och bättre strukturer i texterna gör helt enkelt arbetet lättare för alla.

Numera kommer förslag till beslut alltid först och följs av en sammanfattning. Båda texterna skrivs så att nämndssekreterarna kan lyfta in dem direkt i protokollet.

Enligt Regina Andersson är ledningens engagemang den enskilt viktigaste faktorn för att klarspråksarbetet ska bli framgångsrikt.

– Vår regiondirektör Ann-Sofi Lodin pratar gärna och ofta om hur viktigt det är att skriva begripligt och att det ska vara enkelt att hitta i våra handlingar.

En annan viktig nyckel var att arbetsgruppens deltagare kom från olika avdelningar och hade olika kompetenser.

– En del var duktiga på ärendehantering och andra på språk. Det var också bra att vi hade med en språkkonsult, både när vi arbetade med mallar och riktlinjer och vid våra klarspråksutbildningar, säger Regina Andersson och konstaterar att det är svårare än man kan tro att skriva enkelt om ämnen som man kan utan och innan. 

Från krångelspråk till klarspråk
För att hjälpa medarbetarna att utveckla sitt skrivande genomfördes en rad utbildningar som fick det gemensamma namnet Från krångelspråk till klarspråk.

Regiondirektören och 31 andra chefer deltog i någon av två halvdagsutbildningar och 167 handläggare deltog i någon av tio heldagsutbildningar i Göteborg, Skövde eller Vänersborg. Tjugo av Västra Götalandsregionens kommunikatörer deltog i en heldagsutbildning.

Utbildningarna betalades med centrala medel för att ingen chef skulle avstå från att skicka medarbetarna av ekonomiska skäl.

Innan utbildningarna genomfördes hade arbetsgruppen tagit fram mallar i enkla worddokument.

– Det visade sig vara en bra arbetsordning eftersom vi kunde informera om mallarna och kommunicera värdet av dem under utbildningarna, säger Regina Andersson

Projektet Lättlästa handlingar startade år 2013 och avslutades formellt i mitten av 2014. Men Regina Andersson ser det som starten på något större.

– Vi införde ett nytt arbetssätt och gjorde en handlingsplan för cheferna att jobba med under 2014. I den stod det till exempel att alla chefer ska se till så att alla medarbetare utbildas. Nu finns en ny plan för 2015 och 2016.

Invanda beteenden är svåra att ändra
Hösten 2015 ska man lansera ett kommunikationspaket med till exempel bildspel och korta filmer som kan cheferna kan använda på arbetsplatsträffar och när de introducerar nya medarbetare.

Även om klarspråkskristallen är en sporre för alla som kämpar med att skriva begripligt går det inte att slå sig till ro. Invanda beteenden är svåra att ändra och arbetsgruppen träffas fortfarande.

– Vi måste hela tiden återkomma och påminna om värdet av klarspråk, säger Regina Andersson och påminner om att Västra Götalandsregionen bara kommit en bit på väg mot målen i Lättlästa handlingar.

Ett sådant mål var att handlingarnas volym skulle minska med hälften och utvärderingen visade att antalet sidor visserligen hade minskat, men och att det var en bit kvar. En granskning av texterna visade att läsbarheten hade ökat något, vilket troligen beror på att den nya mallen gör att läsarna upplever innehållet tydligare eftersom de slippa leta efter viktig information.

Som hjälp på vägen har arbetsgruppen tagit fram ett bildspel – Mallgrodan – för att med humorn som hjälp visa några vanliga fallgropar.

 Språkrådets motivering till årets Klarspråkskristall:
”Klarspråkskristallen 2015 tilldelas Västra Götalandsregionen för ett förtjänstfullt och föredömligt klarspråksarbete som kan inspirera andra.

Omfattande och krångliga handlingar försvårar det demokratiska arbetet. Som en del av det kontinuerliga klarspråksarbetet har Västra Götalandsregionen därför satsat särskilt på att göra underlagen för politiska beslut kortare och begripligare. Arbetet har förankrats hos de olika inblandade parterna, problemet är väl avgränsat och fem tydliga och mätbara mål har satts upp. Chefernas ansvar för det fortsatta arbetet preciseras och konkretiseras i en långsiktig handlingsplan.

Västra Götalandsregionen visar hur den demokratiska processen och rättssäkerheten kan stärkas med hjälp av klarspråksarbete.”

Läs regionens slutrapport efter projektet Lättlästa handlingar.

 

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *